Форум Уманського державного педагогічного університету імені Павла Тичини

Гуменюк А. В., к. е. н., доцент
Уманський державний педагогічний університет імені Павла Тичини

Впровадження технології тайм-менеджменту на підприємстві сприяє вирішенню багатьох проблемних питань в галузі управління часом та управління персоналом з подальшою розробкою рекомендацій щодо їх вирішення [2, c. 153].
Тайм-менеджмент – це не тільки правильний розподіл власного часу, а й керування чинниками, які впливають на нього, тобто робоча атмосфера, стосунки з колегами, організація відпочинку, побуту тощо [1].
Сьогодні існує велика кількість різних авторських методик «тайм-менеджменту», які дозволяють підвищити ефективність особистого тайм-менеджменту. Значного розповсюдження набули принцип Парето, система планування Франкліна, «АБВ-аналіз», принцип Ейзенхауера, метод «Альпи», система планування «60/20/20» тощо.
З метою контролю над власним часом на практиці застосовують різні методи тайм-менеджменту. Існує досить широкий перелік методів і технологій щодо ефективної організації та управління часом, які відрізняються тим, що розглядають робочий процес з різних сторін. Розглянемо найбільш відомі в практиці методи тайм-менеджменту.
Принцип Парето або принцип 80:20. Стверджує, що 20% зусиль приносять 80% результату і навпаки. Варто відзначити, що дана пропорція між причинами та наслідками може в незначній мірі змінюватись, наприклад 85% і 15%. Допомагає працівнику визначити від якої роботи він отримує найбільшу віддачу, щоб в подальшому спрямовувати на її виконання більше зусиль.
Метод прискореного аналізу за принципом Ейзенхауера. На основі таких критеріїв, як терміновість та важливість, завдання розподіляють на 4 групи:
1. справи А (важливі і термінові). Завдання такого типу потрібно виконувати без зволікань і вони принесуть найвагоміший ефект;
2. справи Б (важливі, але ще не термінові). Саме ці справи дають найбільшу віддачу. Якщо затягнути з їх виконанням, то вони перемістяться в групу А;
3. справи В (термінові, але не важливі). Виконання цих справ не дуже результативне і може негативно відбитися на ефективності роботи, оскільки вони відбирають час. Завдання такого типу найдоцільніше делегувати іншим;
4. справи Г (неважливі і нетермінові). Справи з цієї групи негативно впливають на робочий процес і не приносять ніякого позитивного результату.
Цей метод дозволяє поєднувати два критерії – «важливість» та «терміновість». Застосування методу Ейзенхауера на практиці підвищує ефективність діяльності людини шляхом розставлення пріоритетів.
Getting Things Done. Методика, яка робить особливий наголос на записуванні поточних і майбутніх справ, фільтруванні щоденної інформації, що має вплив на особистий календар. Зазначаються не тільки найголовніші справи, а й дрібні поточні з такою метою, щоб не перевантажувати мозок зайвою інформацією, яку потрібно завжди прокручувати в голові.
Правило «6П». Правильне попереднє планування попереджує погані показники. Складаний перелік справ дає нам чіткіше зрозуміти обсяг робіт, що необхідно виконати, і дозволяє визначити кінцевий результат від цього. Методика, яка робить особливий наголос на записуванні поточних і майбутніх справ, фільтруванні щоденної інформації, що має вплив на особистий календар.
Метод ALPEN. Застосування цього методу передбачає виконання 5-ти послідовних етапів: складання переліку справ на завтра, розподіл часу на реалізацію кожного окремого завдання, співвідношення 60 : 40 (досвід показує, що план найкраще складати лише на 60% робочого часу), розстановка пріоритетів і делегування, оцінювання і перенесення. Дозволяє краще контролювати робочий процес і є простим у використанні.
Методика «Помідора». Передбачає розподіл роботи на 25-ти хвилинні періоди, між якими є невеликі перерви. Перерви в ході робочого процесу будуть давати можливість відпочити, внаслідок чого підвищується продуктивність роботи.
Personal Efficienc Program. Система методів, спрямована на впорядкування робочої інформації. Основою є набір принципів, які оптимізують методи роботи. Автор даного методу наголошує на важливості вироблення у працівників певних корисних звичок, як це являється ключовим фактором у плідній діяльності.
Піраміда Франкліна. Методика, за якою визначають довгострокові цілі на все життя та шляхи їх досягнення. Вказує, що має бути зроблено і на основі чого відбувається розподіл часу. Сутність даної методики полягає в тому, що глобальні завдання діляться на підзавдання, які в свою чергу також поділяються. Візуально це можна уявити як процес «будівництва піраміди»:
- фундаментом піраміди є життєві цінності, іншими словами – визначення сенсу життя;
- глобальна мета, яка має відповідати цінностям, що були визначені на попередньому етапі;
- генеральний план, який складається з кроків, які необхідні для досягнення глобальної мети;
- довгостроковий план розрахований на 3-5 років, з детальним описом конкретних цілей і термінами їх виконання;
- короткостроковий план, який складається на термін від декількох тижнів до декількох місяців; плани на кожен день – це щоденні невеликі кроки, які будуть наближати до глобальної мети.
Це методика глобального планування, яку можуть використовувати суб’єкти, що визначили пріоритетні цілі на далеке майбутнє. Реалізація планів за цією методикою займає багато часу, однак піраміда Франкліна чітко визначає послідовність кроків, які необхідно виконати. Така деталізація може мати позитивний результат, оскільки людині простіше робити щодня невеликі дії з усвідомленням того, що вони призведуть до подальшого успіху.
Методика «Швейцарський сир». В ситуації, коли важко вирішити з чого розпочати виконувати справу, слід зробити лише невелику частину роботи. Це і буде першою «дірочкою» в сирі, яких з часом буде з’являтися більше Застосовується, коли певне завдання не можна поділити на дрібні частини. Цей метод дає змогу шляхом візуалізації побачити просування у роботі.
100 блоків. Кожна людина в середньому витрачає близько 7- ми годин на сон, в неї залишається 17 годин для роботи. Це приблизно 1000 хвилин в день, які для зручності потрібно розподілити на 100 блоків. На наступному кроці необхідно заповнити ці блоки (кожен з яких – 10 хвилин) тим, нащо б ви хотіли витрачати свій день. Далі скласти таку ж саму схему, але заповнити блоки тими справами, якими ви займалися вчора. Порівнявши ці дві схеми, можна визначити, що саме заповнює ваш час. Регулярне складання таких схем сформує новий погляд на час і через розуміння його обмеженості виникне бажання його раціонального використання. Шляхом порівняння власноруч складених графіків можна виявити недоліки організації часу та з’ясувати чинники, які заважають будувати розпорядок дня.
Отже, застосування даних методик буде мати позитивний вплив на організацію робочого процесу, однак, навіть, використовуючи ефективні методи тайм-менеджменту, не завжди можна помітити результати.

Список використаних джерел:
1. Євтушенко Г. І. Аналіз стану управління робочим часом та шляхи підвищення ефективності застосування. «Тайм-менеджменту» в організації. Збірник наукових праць Національного університету державної податкової служби України. 2014. №1. С. 88–96.
2. Писаревська Г. Використання тайм-менеджменту для підвищення ефективності управління персоналом. Науковий вісник Херсонського державного університету. Серія «Економічні науки». Херсон, 2016. Вип. 20. Ч. 1. С. 148–153.

Чи є ефективним метод Ейзенхауера на практиці?

Тайм менеджмент завжди був і буде досить актуальною темою. І хоча іноді користуватися методами написаними в книгах по тайм менеджменту досить складно, подібна література все одно знаходить свою аудиторію і є досить популярною. Дякую за цікаву доповідь.

Які сучасні технології часової організації професійної діяльності персоналу підприємства?