Форум Уманського державного педагогічного університету імені Павла Тичини

Барвінок М.В., старший викладач
кафедри маркетингу, менеджменту та управління бізнесом
Уманський державний педагогічний університет імені Павла Тичини

На початку ХХІ століття управління проектами все частіше стає стандартним способом ведення бізнесу. У багатьох компаніях значна частка робіт виконується у вигляді проектів. Велика кількість сфер, в яких здійснюються проекти, різноманітність команд, що працюють над проектами, труднощі внутрішньокомандної взаємодії, різноманітність умов реалізації проектів і велика кількість вимог до проектів призводять до необхідності подальших досліджень у напрямку забезпечення ефективного управління проектами. Актуальність цієї роботи обумовлена тим, що особливої важливості набуває ефективне управління проектами за рахунок раціонального формування команди проекту та оцінювання ефективності управлінської діяльності [2].
До характеристик ефективної команди можна віднести: чіткі цілі, необхідні навички і уміння, взаємна довіра, загальна прихильність,високий рівень спілкування, уміння домовлятися, ефективне керівництво, внутрішня і зовнішня підтримка.
Ефективність командної роботи оцінюється за наступними показниками:  ступенем ефективності кожного з членів команди у виконанні закріплених за ним функцій і соціальних ролей;  ступенем ефективності команди як сукупності індивідів;  ступенем ефективності взаємодії команди із зовнішнім середовищем [3].
В одній і тій же організації можуть існувати команди різних типів. Вони різняться між собою ступенем автономності та характером управління з боку організації: рівнем відповідальності за формування структури групи, рівнем визначення повноважень, рівнем відповідальності за моніторинг і управління процесами групової діяльності.
Отже, є команда і вона приступила до роботи над проєктом: кожен знає свою сферу відповідальності, у кожного є завдання і замовник знаєте, що хоче отримати через місяць, квартал, рік. Однак уже на самому початку роботи керівник проєкту, швидше за все, зіткнеться з тим, що месенджери навіть з усіма їхніми можливостями, не найкращий інструмент для командної роботи: потрібні файли постійно губляться, командний чат не дозволяє відстежувати прогрес за завданнями, а також загальну продуктивність команди.
Постає питання про вибір інструменту для спільної роботи. Розглянемо перелік кращих програм для постановки завдань, а також інструментів, які допоможуть відстежити продуктивність команди, витрачений на завдання час, та налагодити зручну комунікацію.
Програми, сервіси для командної роботи дуже різноманітні і розроблені під різні цілі: від постановки і трекінгу завдань до аналізу продуктивності команди і формування документації по проєкту.
Таких інструментів досить багато, кожен з них має свої переваги і недоліки. Більшість програм працюють за моделлю передплати. У той же час, якщо бюджет обмежений, можна використовувати сервіс, яким можна користуватися безкоштовно, але потрібно бути готовим що можливості free-версії будуть істотно обмежені, та й доступна вона, як правило, тільки невеликим за чисельністю командам [4].
Кращі сервіси для організації групового виконання проєкту
Jira дозволяє вибудовувати взаємодію в команді за гнучкою методологією (Kanban, Scrum), планувати беклоги, ставити завдання, відстежувати їх виконання, випускати релізи та створювати звіти.
Basecamp дає можливість призначати і відстежувати завдання, переглядати інформацію про клієнтів, завантажувати файли, відслідковувати час, який йде на виконання завдань, залишати коментарі до завдань.
Podio дозволяє вибудовувати і відстежувати основні бізнес-процеси, зберігати документацію, поєднує функції управління проектами, корпоративного спілкування і CRM.
Asana це менеджер завдань, який допомагає організувати роботу як одноосібно, так і команди. Кожна команда може створити зручний для себе робочий простір, в кожному робочому просторі може бути безліч проектів, в кожному проекті - безліч завдань.
Zoho дозволяє управляти, об'єднувати і автоматизувати бізнес-процеси.
Trello дозволяє безкоштовно вести кілька проектів-дощок одночасно. Кожне завдання являє собою картку, яка, в міру виконання, буде слідувати з стовпця в стовпець. Таким чином зручно відслідковувати, скільки із завдань зараз виконуються, які з них готові до перевірки, скільки завдань завершено.
Todoist дозволяє не тільки ставити завдання і контролювати їх виконання, а й бачити продуктивність усіх членів команди. Тут є так звана «Карма», яка аналізує і візуалізує продуктивність кожного користувача: є п'ять рівнів в залежності від набраних користувачів балів (Новачок, Любитель, Експерт, Майстер і Гуру).
Wrike, сервіс для роботи над проектами в режимі реального часу. Завдання відслідковуються в режимі Kanban-дощок, інтерактивної діаграми Ганта. Є мобільні версії для Android і iOS.
Bitrix24 містить в собі вбудовану CRM-систему для управління продажами і комунікаціями з клієнтами, контакт-центр, є можливість ставити завдання і створювати проєкти, конструктор для створення сайтів, а також Internet-магазинів. Bitrix24 ще називають соціальною мережею для компаній, оскільки там є ряд інструментів для спілкування всередині компанії і для спілкування з клієнтами [4].
Nozbe, зручний інструмент для постановки завдань і підвищення продуктивності роботи команди. Нові завдання можна розставляти по пріоритетам, делегувати.
Сервіси для організації командної роботи дуже різноманітні. Щоб вибрати те що підійде для конкретного проєкту потрібно проаналізувати потреби команди і продукту, бюджет, а потім вибрати оптимальний варіант. Більшість програм мають обмежену безкоштовну версію, в той же час функціонал платної версії може коштувати своїх грошей, особливо якщо мова йде про CRM-системах [1].
При виборі інструмента для командної роботи важливо враховувати і те, наскільки ви готові витратити свій час на освоєння нового програмного забезпечення.

Список використаних джерел:
1. Инструменты для команднойработы над стартапом URL: https://medium.com/стартап-джедай/инструменты-для-командной-работы-над-стартапом-80a9901ab889 (дата звернення: 27.10.2020).
2. Калініченко Л.Л. Формування та оцінювання ефективності проектного менеджменту. Маркетинг і менеджмент інновацій, 2016, № 4, С. 169-179.
3. Ковальчук Н.В., Комарова К.В. SCRUM-команди як інструмент використання гнучких підходів в управлінні організаціями. Інноваційна економіка, 2020, №1-2, с. 85-92. DOI: https://doi.org/10.37332/2309-1533.2020.1-2.13
4. Обзорлучших систем управления проектами. URL: https://www.fewskills.com/workflow-project-app/ (дата звернення: 27.10.2020).

Погоджуюсь із доповідачем, що чіткі цілі, навички і уміння, взаємна довіра, загальна прихильність, високий рівень спілкування, уміння домовлятися, ефективне керівництво - це критерії та необхідні передумови успішного проекту чи організації в цілому.